Pada sebuah perusahaan bisnis, menetapkan standar operasional menjadi suatu keharusan agar bisnis berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Jika tidak ada standar yang diberlakukan, akan menjadi masalah di kemudian hari yang berdampak pada keberlangsungan bisnis. Untuk itulah perusahaan membutuhkan Standard Operating Procedure (SOP), agar setiap business process dijalankan sesuai standar yang telah ditentukan.
Misalnya di bisnis travel umrah. SOP menjadi penting karena berkaitan dengan pelayanan kepada jamaah. Contohnya SOP untuk admin yang memproses pendaftaran jamaah dari awal pendaftaran, pembayaran, penyerahan dokumen dan perlengkapan, hingga pemberangkatan jamaah.
Ada pula SOP khusus tim gudang, yang tugasnya mengelola inventory yang ada di travel. Misalnya, bagaimana cara menyimpan dan mengambil koper di gudang, berapa waktu yang diperlukan, kapan harus restock persediaan, pencatatan stok, dan sebagainya. Jika setiap divisi tidak memiliki SOP, maka yang terjadi adalah ganti orang ganti pula cara yang digunakan.
SOP yang dimaksudkan di sini harus SOP yang tertulis. Karena jika hanya secara lisan penyampaiannya, artinya leader harus selalu memberikan instruksi tersebut berulang-ulang. Padahal, akan jauh lebih mudah jika SOP dibuat secara tertulis sehingga dapat dipelajari oleh setiap tim. Jika ada tim yang baru bergabung, mereka dapat mempelajarinya sehingga terciptalah standar operasional yang diharapkan oleh perusahaan.
Mengapa SOP Itu Penting Bagi Bisnis Travel Umrah?
Sebenarnya, banyak perusahaan yang menyadari pentingnya SOP. Jika Anda mengelola travel umrah PPIU, memiliki SOP adalah kewajiban karena setiap Anda melakukan akreditasi maka Anda pasti dituntut untuk memenuhi persyaratan kepemilikan SOP di perusahaan Anda.
Selain sebagai syarat administratif, SOP menjadi penting agar bisnis Anda bisa berjalan lebih lancar. Anda tidak harus menanggung kerugian akibat kesalahan-kesalahan berulang yang dilakukan oleh tim Anda akibat tidak adanya standar baku bagaimana business process semestinya berjalan.
Jadi, bukan hanya memiliki SOP, akan tetapi lebih penting lagi memiliki SOP yang sesuai dengan business process di perusahaan Anda sehingga implementasinya bisa lebih maksimal. Jika SOP yang Anda miliki hanya sebatas dokumen, maka tidak ada bedanya Anda punya SOP atau tidak!
Padahal, sangat penting memiliki SOP yang dijalankan dengan benar agar dapat menjaga keberlangsungan bisnis travel umrah Anda.
SOP : Kunci Sustainability Bisnis Travel Umrah
Bisnis travel umrah biasanya adalah bisnis keluarga yang telah dirintis dan dijalankan secara turun temurun. Harapannya, bisnis travel umrah bisa dijalankan oleh generasi berikutnya, sehingga butuh SOP yang pas agar bisa diteruskan dengan baik.
Masalahnya, tidak semua bisnis travel umrah ini memiliki SOP tertulis, dan dijalankan secara konsisten. Akibatnya, ketika bisnis diturunkan kepada generasi pewarisnya, maka bisnisnya tidak bisa bertahan bahkan gulung tikar. Hal ini karena pendahulunya bisa menjalankan bisnis dengan baik, tapi tidak mengajarkan kepada pewarisnya cara untuk menjalankannya. Salah satunya ketiadaan SOP sebagai acuan bagi pewaris untuk menjalankan bisnis.
Nah, sayang sekali bukan? Padahal, jika dibuat dan dijalankan dengan tepat, SOP bisa membuat bisnis Anda bukan hanya maju, tapi juga bisa bertahan lintas generasi!
Lalu, apa saja masalah yang dihadapi pebisnis travel umrah terkait SOP?
Masalah Umum Seputar SOP
Ada beberapa masalah umum yang berkaitan dengan penggunaan SOP di perusahaan travel umrah, antara lain :
- Ada Tidaknya SOP Tertulis
Ada peraturan-peraturan dalam menjalankan bisnis, namun belum dituliskan dalam sebuah standar baku. Sehingga tim kesulitan mengadopsinya dalam business process, sehingga bisnis berjalan begitu saja tanpa acuan tertulis.
Solusinya adalah dengan membuat SOP sendiri, sehingga lebih sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan. Jika tidak, maka Anda bisa menghubungi konsultan yang khusus menangani pembuatan SOP sehingga bisa menyusun SOP yang sesuai dengan bisnis Anda.
- Bagaimana Cara Memulainya?
SOP-nya sudah ada. Namun bingung bagaimana cara memulai untuk implementasinya dalam perusahaan. Biasanya, jika ada peraturan baru, maka butuh proses untuk beradaptasi terhadap peraturan tersebut. Termasuk peraturan pemberlakuan SOP bagi seluruh tim yang terlibat di bisnis Anda.
Memang bukan perkara yang sederhana, namun bukan berarti tidak mungkin untuk dilakukan dan diterapkan. Anda bisa mulai dengan menerapkan dari yang sederhana, kemudian ditingkatkan dan dijaga konsistensi dalam penerapannya.
- Bagaimana Cara Mengontrolnya?
Setelah berhasil menerapkan sedikit demi sedikit, bagian paling menantang dari penerapan SOP adalah bagaimana Anda mengontrol pelaksanaan SOP agar tidak ada pelanggaran SOP. Perlu adanya ketegasan dari leader, baik Anda sebagai pimpinan perusahaan maupun leader tiap divisi.
Kunci sukses penerapan SOP adalah pada controlling-nya, sehingga tim tidak bertindak seenaknya dan tidak taat pada SOP. Anda juga bisa memberikan punishment atau hukuman apabila ada pelanggaran SOP.
- Beli SOP Umum Tidak Sesuai dengan Kebutuhan Perusahaan
Salah satu jalan yang ditempuh oleh perusahaan yang tidak mampu membuat SOP sendiri adalah dengan membeli SOP umum yang sebetulnya tidak cocok bagi perusahaan tersebut. Misalnya perusahaan travel umrah Anda membeli SOP yang umum, sehingga malah kesulitan saat akan menjalankannya karena tidak cocok dengan kebutuhan Anda.
Akhirnya karena dipaksakan menjadi masalah baru. Seharusnya, Anda bisa berkonsultasi dengan ahlinya SOP, sehingga meskipun Anda membeli SOP tersebut dari vendor, pembuatannya bisa Anda pantau dan disesuaikan dengan business process di perusahaan travel umrah Anda.
Bukan Timnya yang Tidak Bisa, Tapi…
Masalah yang paling umum ditemukan dalam penerapan SOP untuk perusahaan adalah bukan karena timnya yang tidak bisa menjalankan SOP tersebut melainkan dari leader-nya sendiri tidak bisa mengarahkan timnya untuk tertib menjalan SOP.
Paradigma berpikirnya adalah, toh perusahaan saya bisa berjalan tanpa SOP. Jika pemimpin perusahaannya memiliki mindset seperti ini, niscaya itulah awal kehancuran perusahaannya. Mereka juga tidak menjalankan SOP, sehingga tim kehilangan panutan untuk menjalankan SOP dengan benar.
Nah, seharusnya, pemimpin juga memberikan arahan yang benar sehingga bisa memajukan perusahaannya dengan cara menjalankan SOP dengan baik dan benar.
Jika Anda ingin belajar lebih lanjut mengenai SOP ini, Anda bisa mengikuti webinar SOP yang akan diselenggarakan oleh Erahajj Academy pada hari Selasa, 20 Agustus 2024 live via Zoom & Youtube.
Info pendaftaran, silakan klik link berikut ini :
Jangan berhenti belajar, sehingga bisnis Anda bisa terus bertumbuh dan berkelanjutan dengan berbagai ilmu yang bermanfaat. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda!
