Sistem pembayaran cash saat ini menjadi PR bagi para pengusaha, di mana banyak sekali kecurangan yang bisa dilakukan oleh karyawan melalui celah ini. Pasalnya, banyak pegawai yang kurang jujur, saat menerima pembayaran cash tidak dicatat, sehingga dana yang diterima tak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke kantong karyawan itu sendiri.
Contohnya saja di bisnis ritel, kasir wajib memberikan struk kepada pembeli, agar tidak ada celah penggelapan dana di meja kasir. Struk berfungsi untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pelanggan & bukti uang masuk ke perusahaan. Apabila struk tak tercetak, otomatis dana yang dibayarkan oleh pelanggan tak dapat ditelusuri.
Hal ini bisa juga terjadi pada bisnis yang lain seperti travel umrah. Apabila bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan bisnis travel umrah. Satu produk paket umrah saja harganya lebih dari 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang pembeliannya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang membutuhkan perhatian khususnya masalah pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, jika masih menggunakan pembayaran tunai, rawan sekali terjadi penyelewengan. Bagaimana hal itu bisa terjadi? Mari kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Misalnya ada seorang calon jamaah yang mendaftar umrah, kemudian membayar DP. Setelah itu, pelanggan tersebut membayar dengan cara mengangsur selama beberapa kali. Jika travel umrah masih menggunakan pencatatan transaksi & pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penyelewengan dana. Transaksi tunai rawan tidak tercatat, apalagi jika travel umrah belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk pengelolaan travel.
Apalagi travel tersebut telah mempunyai banyak jamaah, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diklaim “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi yang demikian, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel yang volume penjualan paketnya tinggi, omsetnya bisa mencapai milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta saja tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang semestinya dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil terjadi, bisa menjadi awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang bisa dilakukan oleh pemilik travel umrah yang ingin membenahi sistem transaksi dan pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran non tunai di perusahaannya. Penerapan Virtual Account misalnya, adalah solusi agar bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tidak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel dapat dihindari.
Penggunaan pembayaran cashless saat ini sudah cukup populer. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan hal ini, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel umrah. Sangat perlu untuk menggunakan sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran non tunai.
Saat ini sudah ada sistem manajemen travel umrah yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya dapat terpusat dalam sebuah sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari pelanggan, karena sistemnya sudah terintegrasi antara transaksi, pembayaran, dan keuangan, maka dapat dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem digital manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga harus memilih mana sistem yang sudah all in one menghadirkan solusi bagi problematika travel. Sehingga pengelolaan travel umrah bisa lebih mudah, rapi dan efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang bisa diraih bila travel mau beralih ke sistem digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga dalam hal pembayaran usahakan juga sudah menggunakan pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh jamaahnya karena sistem pembayaran cashless membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah memakai Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi otomatis tanpa perlu meminta bukti pembayaran dari jamaah.
Jika travel sudah memakai sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayarannya, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun bisa diminimalisir.
Kedua, pembayaran non tunai sangat praktis & memudahkan tim travel. Bayangkan jika setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang dibutuhkan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, & menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel makin efisien.
Ketiga, memudahkan jamaah yang akan melakukan pembayaran. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah pun demikian. Saat ini, umumnya orang tidak menyimpan uang secara tunai. Bila travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah sulitnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu membayarkannya pada travel umrah.
Keempat, pencatatan dan laporan keuangan yang lebih rapi. Jika travel sudah menggunakan software travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless dan terintegrasi dengan sistem keuangan travel, maka pembuatan laporan transaksi dan laporan keuangan pun dapat lebih mudah dan cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis berjalan, maka biaya operasionalnya pun semakin rendah, sehingga keuntungan lebih tinggi. Di bisnis travel, penggunaan sistem pembayaran digital, dapat menyingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus ditangani beberapa orang, kini cukup satu orang saja bisa menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa aktivitas berulang dapat diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, dan pembuatan laporan bisa dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran digital.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan di atas, sudah saatnya travel menggunakan sistem pembayaran digital, serta beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran cashless. Travel yang mempertahankan manajemen travel yang serba manual, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel beradaptasi dengan perkembangan teknologi di era digital seperti sekarang ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi pemilik bisnis maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam mengoperasikan bisnis travelnya. BIla masih memakai cara lama, jangan harap travel dapat berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba ambruk, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tidak mau beradaptasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda memakai sistem digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
