Sistem pembayaran cash saat ini menjadi PR bagi para pengusaha, di mana banyak sekali ketidakjujuran yang bisa dilakukan oleh staff melalui celah ini. Pasalnya, banyak staff yang tidak jujur, saat menerima pembayaran cash tidak dicatat, sehingga dana yang diterima tak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke dompet karyawan itu sendiri.
Contohnya saja di bisnis ritel, kasir wajib memberikan struk kepada pembeli, agar tidak ada celah penggelapan dana pada meja kasir. Struk berfungsi untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pembeli & bukti uang masuk ke perusahaan. Apabila struk tak tercetak, otomatis uang yang diserahkan oleh pembeli tidak dapat ditelusuri.
Hal ini bisa pula terjadi pada bisnis yang lain misalnya travel umrah. Apabila bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan travel. Satu produk paket umrah saja harganya lebih dari 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang pembeliannya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang memerlukan perhatian khususnya soal pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, bila masih memakai pembayaran tunai, rawan terjadi penyelewengan. Bagaimana bisa terjadi? Coba kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Misalnya ada seorang calon jamaah yang mendaftar umrah, kemudian ia membayar sejumlah DP. Kemudian, pelanggan tersebut membayar dengan cara mengangsur selama beberapa kali. Bila travel umrah masih menerapkan pencatatan transaksi & pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penggelapan dana. Transaksi tunai rawan tidak tercatat, apalagi jika travel belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk manajemen travel.
Apalagi travel tersebut telah mempunyai banyak pelanggan, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diklaim “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi yang demikian, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel yang volume penjualannya tinggi, omsetnya bisa mencapai milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta saja tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang semestinya dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil terjadi, adalah awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang bisa dilakukan oleh owner travel umrah yang ingin membenahi manajemen transaksi dan pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran non tunai di perusahaannya. Penerapan Virtual Account misalnya, adalah solusi supaya bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tidak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel dapat dihindari.
Penggunaan pembayaran cashless saat ini sudah cukup lazim. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan hal ini, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel umrah. Sangat perlu untuk menggunakan sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran cashless.
Saat ini ada sistem manajemen travel umrah yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya dapat terpusat dalam satu sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari pelanggan, karena sistemnya sudah terintegrasi antara transaksi, pembayaran, & keuangan, maka bisa dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem digital manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga perlu memilih mana sistem yang sudah all in one dalam menyediakan solusi bagi permasalahan travel. Sehingga pengelolaan travel bisa lebih mudah, rapi & efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang dapat diraih bila travel mau bertransformasi digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga dalam hal pembayaran usahakan juga sudah beralih ke pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh para pelanggannya karena sistem pembayaran non tunai membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah memakai Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi secara otomatis tanpa perlu meminta bukti pembayaran dari jamaah.
Jika travel sudah menggunakan sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayaran, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tidak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun dapat diminimalisir.
Kedua, pembayaran cashless sangat praktis dan memudahkan tim travel. Bayangkan bila setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang diperlukan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, dan menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel kian efisien.
Ketiga, mempermudah jamaah yang akan melakukan pembayaran. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah pun demikian. Saat ini, umumnya orang tidak lagi menyimpan uang secara cash. Jika travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah susahnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu menyetorkannya langsung pada travel.
Keempat, pencatatan & laporan keuangan yang lebih rapi. Bila travel sudah memakai software travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless dan terintegrasi dengan sistem keuangan travel umrah, maka pembuatan laporan transaksi dan laporan keuangan pun bisa lebih mudah & cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis beroperasi, maka biaya operasionalnya pun kian rendah, sehingga keuntungan meningkat. Di bisnis travel, penggunaan sistem pembayaran digital, dapat menyingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus ditangani beberapa orang, kini cukup satu orang saja dapat menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa pekerjaan berulang bisa diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, dan pembuatan laporan bisa dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran cashless.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan di atas, sudah saatnya travel memakai sistem pembayaran digital, serta beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran cashless. Travel yang bertahan di manajemen travel konvensional, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel beradaptasi dengan perkembangan teknologi di zaman digital seperti sekarang ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi owner maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam mengoperasikan bisnis travelnya. Jika masih pakai cara lama, jangan harap travel dapat berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba kolaps, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tidak mau bertransformasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda menggunakan software digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
