Sistem pembayaran cash saat ini menjadi PR bagi pengusaha, di mana banyak sekali kecurangan yang bisa dilakukan oleh pegawai melalui celah ini. Pasalnya, banyak karyawan yang tidak jujur, saat menerima pembayaran cash tidak dicatat, sehingga dana yang diterima tidak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke dompet karyawan itu sendiri.
Misalnya saja di bisnis ritel, kasir wajib memberikan struk kepada pelanggan, agar tidak ada celah penggelapan dana di meja kasir. Struk berguna untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pelanggan dan bukti uang masuk ke perusahaan. Jika struk tak tercetak, otomatis dana yang dibayarkan oleh pembeli tidak bisa ditelusuri.
Hal ini bisa pula terjadi pada bisnis lain misalnya travel umrah. Apabila bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan bisnis travel umrah. Satu produk paket umrah saja harganya lebih dari 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang daftarnya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang memerlukan perhatian khususnya soal pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, jika masih menggunakan pembayaran tunai, rawan sekali terjadi penggelapan. Bagaimana bisa terjadi? Mari kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Katakanlah ada seorang calon pelanggan yang mendaftar umrah, kemudian membayar DP. Setelah itu, pelanggan tersebut membayar secara angsuran selama beberapa kali. Jika travel umrah masih menerapkan pencatatan transaksi & pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penyelewengan dana. Transaksi cash rawan tidak tercatat, apalagi jika travel belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk pengelolaan travel.
Apalagi travel umrah tersebut sudah memiliki banyak jamaah, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diakui “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel dengan volume penjualan paketnya tinggi, omsetnya bisa mencapai milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta pun tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang harus dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil terjadi, bisa menjadi awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang bisa dilakukan oleh owner travel umrah yang ingin membenahi sistem transaksi & pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran cashless di bisnisnya. Penerapan Virtual Account misalnya, bisa menjadi solusi agar bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel bisa dihindari.
Penggunaan pembayaran cashless saat ini sudah cukup populer. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan hal ini, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel umrah & haji. Sangat perlu untuk memakai sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran cashless.
Saat ini ada sistem manajemen travel umrah yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya bisa tersentralisasi dalam satu sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari pelanggan, karena sistemnya sudah terintegrasi antara transaksi, pembayaran, & keuangan, maka dapat dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk memakai sistem digital manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga perlu memilih mana sistem yang sudah all in one dalam menyediakan solusi-solusi bagi problematika travel. Sehingga pengelolaan travel bisa lebih mudah, rapi dan efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang bisa diraih bila travel mau bertransformasi digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga dalam hal pembayaran usahakan juga sudah menggunakan pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh pelanggannya karena sistem pembayaran cashless membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah memakai Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi otomatis tanpa perlu meminta bukti pembayaran dari jamaah.
Jika travel sudah memakai sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayaran, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tidak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun bisa diminimalisir.
Kedua, pembayaran cashless sangat praktis dan memudahkan tim travel. Bayangkan jika setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang diperlukan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, & menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel makin efisien.
Ketiga, mempermudah jamaah yang akan melakukan pembayaran. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah juga demikian. Saat ini, umumnya orang tidak menyimpan uang secara cash. Bila travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah sulitnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu menyetorkannya langsung pada travel.
Keempat, pencatatan & laporan keuangan yang lebih rapi. Jika travel sudah menggunakan sistem travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless & terintegrasi dengan sistem keuangan travel, maka pembuatan laporan transaksi dan laporan keuangan pun dapat lebih mudah & cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis berjalan, maka biaya operasionalnya pun kian rendah, sehingga keuntungan lebih tinggi. Di bisnis travel, penggunaan sistem pembayaran digital, dapat mempersingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus ditangani beberapa orang, kini cukup satu orang saja bisa menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa aktivitas berulang dapat diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, dan pembuatan laporan dapat dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran cashless.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan yang telah kami uraikan, sudah saatnya travel memakai sistem pembayaran digital, dan beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran non tunai. Travel yang mempertahankan manajemen travel yang serba manual, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel beradaptasi dengan perkembangan teknologi di era digital seperti saat ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi owner maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam menjalankan operasional travelnya. Jika masih pakai cara lama, jangan harap travel dapat berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba ambruk, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tak mau beradaptasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda memakai software digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
