Sistem pembayaran tunai saat ini menjadi PR bagi para pengusaha, di mana banyak sekali ketidakjujuran yang dapat dilakukan oleh pegawai melalui celah ini. Pasalnya, banyak staff yang kurang jujur, saat menerima pembayaran tunai tidak dicatat, sehingga uang yang diterima tidak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke dompet karyawan itu sendiri.
Misalnya saja di bisnis ritel, kasir wajib menyerahkan struk kepada pelanggan, agar tidak ada celah penggelapan dana di meja kasir. Struk berfungsi untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pembeli dan bukti uang masuk ke perusahaan. Jika struk tak tercetak, otomatis uang yang diserahkan oleh pembeli tidak dapat ditelusuri.
Hal ini bisa juga terjadi pada bisnis yang lain seperti travel umrah. Apabila bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan bisnis travel umrah. Satu produk paket umrah saja harganya lebih dari 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang daftarnya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang membutuhkan perhatian khususnya masalah pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, jika masih menggunakan pembayaran tunai, rawan terjadi penyelewengan. Bagaimana bisa terjadi? Coba kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Katakanlah ada seorang calon jamaah yang mendaftar umrah, kemudian ia membayar uang muka. Kemudian, jamaah tersebut membayar dengan cara mengangsur selama beberapa kali. Jika travel umrah masih menggunakan pencatatan transaksi dan pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penyelewengan dana. Transaksi tunai rawan tidak tercatat, apalagi jika travel belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk pengelolaan travel.
Apalagi travel umrah tersebut sudah memiliki banyak jamaah, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diakui “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi saja, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel dengan volume penjualannya tinggi, omsetnya bisa milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta saja tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang harus dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil seperti ini terjadi, adalah awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang dapat dilakukan oleh owner travel umrah yang ingin membenahi sistem transaksi & pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran cashless di perusahaannya. Penerapan Virtual Account misalnya, bisa menjadi solusi supaya bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tidak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel dapat dihindari.
Penggunaan pembayaran cashless saat ini sudah cukup lazim. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan hal ini, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel. Sangat perlu untuk menggunakan sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran cashless.
Saat ini ada sistem manajemen travel yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya dapat terpusat dalam satu sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari jamaah, karena sistemnya sudah terhubung antara transaksi, pembayaran, dan keuangan, maka dapat dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk memakai sistem manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga harus memilih mana sistem yang sudah all in one dalam menyediakan solusi bagi permasalahan travel. Sehingga pengelolaan travel bisa lebih mudah, rapi dan efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang bisa diraih jika travel mau beralih ke sistem digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga dalam hal pembayaran usahakan juga sudah menggunakan pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh pelanggannya karena sistem pembayaran cashless membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah menggunakan Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi otomatis tanpa perlu meminta konfirmasi pembayaran dari jamaah.
Apabila travel sudah menggunakan sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayaran, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun dapat diminimalisir.
Kedua, pembayaran non tunai sangat praktis dan memudahkan tim travel. Bayangkan bila setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang dibutuhkan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, dan menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel makin efisien.
Ketiga, mempermudah jamaah yang akan membayar biaya umrah. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah pun demikian. Saat ini, umumnya orang tidak menyimpan uang secara cash. Jika travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah sulitnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu menyetorkannya langsung pada travel.
Keempat, pencatatan dan laporan keuangan yang lebih rapi. Jika travel sudah menggunakan software travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless & terintegrasi dengan sistem keuangan travel umrah, maka pembuatan laporan transaksi & laporan keuangan pun bisa lebih mudah dan cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis beroperasi, maka biaya operasionalnya pun kian rendah, sehingga keuntungan lebih tinggi. Di bisnis travel, pemakaian sistem pembayaran digital, dapat mempersingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus dikerjakan beberapa orang, kini cukup satu orang saja dapat menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa aktivitas berulang dapat diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, & pembuatan laporan bisa dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran digital.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan di atas, sudah saatnya travel menggunakan sistem pembayaran digital, serta beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran non tunai. Travel yang mempertahankan manajemen travel yang serba manual, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel beradaptasi dengan perkembangan teknologi di zaman digital seperti sekarang ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi pemilik bisnis maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam menjalankan operasional travelnya. Jika masih memakai cara lama, jangan harap travel dapat berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba kolaps, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tidak mau beradaptasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda menggunakan sistem digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
